Reduzir o tempo de resposta ao cliente pode fazer toda a diferença entre vender e faturar ou deixar mais uma oportunidade escapar para a concorrência.

Uma pesquisa realizada pela SuperOffice apresenta dados estatísticos de um levantamento realizado junto a 1.000 empresas, trazendo dados alarmantes com relação ao retorno dos contatos realizados por potenciais clientes.

As empresas se comportam, segundo a pesquisa, conforme os índices abaixo:

• 62% não respondem aos e-mails enviados a área de atendimento aos clientes,
• 90% não comunicam ao remetente que a mensagem chegou e que o conteúdo será analisado,
• 97% não enviam um e-mail para verificar se a resposta apresentada atendeu as necessidades do remetente,
• apenas 20% conseguem responder na íntegra todas as questões formuladas pelo remetente,
• o tempo médio de resposta é de 12 horas e 10 minutos.

Como se observa, a atenção para com os clientes é bastante falha, causando certamente uma insatisfação pelo descaso e dando o encaminhamento para que a pessoa interessada busque por outra alternativa na hora de comprar.

Neste post, apresentaremos 3 dicas de ouro para reduzir o tempo de resposta ao cliente e, mais do que isso, mostraremos o quanto esse retorno é importante para o sucesso do seu negócio. Continue lendo e confira!

Por que reduzir o tempo de resposta?

Se sua empresa não está entre aquelas que não respondem aos contatos realizados por visitantes, interessados, curiosos e clientes, parabéns!

Esse comportamento demonstra que seu negócio já acordou para uma forma de comunicação que a cada dia ganha novos adeptos, ou seja, a troca de mensagens.

No entanto, é muito importante que o tempo de resposta seja adequado, para evitar que o remetente desista da reclamação, solicitação ou informação na qual necessita para fechar um pedido e acabe buscando por outro fornecedor que lhe atenda.

Reduzir o tempo para o retorno a uma mensagem é fundamental para conquistar a confiança e atender com qualidade todas as pessoas que procuram a sua empresa.

Como reduzir o tempo de resposta ao cliente?

O primeiro passo para que o remetente saiba que sua mensagem chegou ao destino é um retorno imediato confirmando o recebimento.

Além disso, é preciso que o visitante ou remetente tenha uma ótima impressão dessa oportunidade que sua empresa está recebendo, afinal, por trás de uma mensagem sempre existe uma oportunidade de negócios.

Para isso, sua empresa precisa estar pronta para atender, portanto:

Facilite o contato

O primeiro grande diferencial no atendimento, possibilitando uma aproximação e interação com o seu público, está no fato de facilitar o contato.

Isso significa oferecer canais de comunicação que atendam aos mais diversos gostos e preferências, portanto, avalie a possibilidade de se comunicar via:

• telefone,
• web chat,
• WhatsApp,
• Facebook Messenger,
• Telegram,
• Skype,
• SMS,
• e-mail.

Para atender a todas essas possibilidades, conte com o MKChannels, uma plataforma que possibilita reunir todos os canais em uma única operação, permitindo que todo um histórico fique registrado para facilitar os mais diversos tipos de contato.

Tenha respostas prontas

Outra importante estratégia é ter respostas prontas para as perguntas mais comuns e frequentes, isso facilita a interação e automatiza o processo de comunicação.

Muitas dúvidas e informações solicitadas podem ser repassadas de maneira imediata, sem que um operador humano tenha que interagir.

Todos os demais casos podem receber uma atenção especial, diminuindo-se o tempo de resposta e atendendo as necessidades e informações solicitadas.

Conte com um chatbot

O chatbot é um software que simula a presença humana em um atendimento, portanto, uma ótima maneira de se iniciar uma conversação.

Caso o assunto exija avaliações mais detalhadas, a transferência pode ser feita para um operador humano, sem causar qualquer desconforto e garantindo um atendimento personalizado e de qualidade.

Se a sua empresa deseja oferecer diferenciais, não ignore os contatos realizados através dos canais digitais e trabalhe constantemente para reduzir o tempo de resposta.

Para saber mais sobre essa possibilidade, conheça o MKChannels, uma fantástica ferramenta para conversar com seus clientes e interessados!